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大学社团干部如何做好时间管理

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2007年11月2日我在?#26412;?#22823;学做了一个时间管理的研习会,当时协助我办理这个活动的是?#26412;?#22823;学生命科学学院博士生李娟以及?#26412;?#22823;学“青年成材促进会(YEA)”,也因此有机会接触到大陆一流的年轻学子。

  大学生如果仅仅是求知,那也很?#19978;В?#24403;天参加活动的陈向是是清华大学自动控制系的学生,也是清华大学红十字会学生分会会长。在红十字会六年的时间,让他不仅是一位优秀的研究生,也成为一位优异的领导者。

  最近也有机会针对台湾一所国立大学全校社团干部做一场演讲,他们也整理出一些社团干部常常面临到的时间管理难题。我也利用这两篇文章做一番思考,期许能够在演讲时有更好的互动及效果。今天先讨论三个问题,明天再讨论另外两个。

1.开会时间总是在晚上,如何有效率的开会

  先来说故事,我大二时担任社团干部,有一天晚上开会开到12点回家,回到房间,却发现有两个社团的朋友正在我房间里面看电视,原本就累得要命的我差点昏倒。大学时,怕自己觉得寂寞,就想到自己的房间当作大家的客厅,这样子就会有很多朋友来,便不觉得寂寞。但是,有?#35828;?#35270;之后,虽然你有事要做,有书要读,朋友还是常常来敲门要看电视。

  我们讲到如何来开会,而且是有效率的开会,就要想我做了什么事情,才导致这个会议有效的发生?这是一种因果关系,我买了一台电视,就会导致常常有人来敲门的果,那我们做了什么开会前准备,才可以产生节省时间的果?

a. 事前做好建立团队的工作

  在学年开始前,最适合做联谊性的工作,或者先寄一些信件鼓励干部们,或者趁机举办一些聚会,凝聚团队的士气和默契,都是很好的方法。联谊的活动,可以让大家有一种认同?#26657;?#20063;让大家更瞭解我们的想法,先搞定人、事情才能搞定。

b. 议程及企划案要 Plan ahead

  在开会前,一定要排出议程,这样子主席及与会者才能知道要花多少精力在每个议?#35752;小?#22914;果有要讨论的企划,一定要有书面的资料(打字)。书面企划提案,是提案者和其辅导干部事前讨论,而开会的目的,是整合团队的共识,推动活动。这两者?#30452;?#28165;楚,就能省下许多开会时间。

c. 主持会议的?#35760;?/p>

  会议的主持也相当重要,若是担任主持?#35828;慕巧?#23601;需要除了排定今天议程,更要和提案人做一下沟通,了解重点,如何推动提案通过。除此之外,面对复杂的议程,最后先有一些会前会,找少数关键的人来先沟通(可以利用开会前20分钟先行讨论),也让整个会议时间缩短。

  永锡参加“青商会”九年,学习到议事能力的重要,除了可以运用团队的力?#23458;?#21160;工作,更能让大家在意见不完全一致的状况下取得最大共识,让整个团体朝同一个方向前进。

2.计划总是赶不上变化,如何订定行事历,及抓准筹备活动所需要时间?

  “员?#26234;?#21830;会”举办“彰化县英语演讲比赛”到今年已经举办六届了,今年遭遇到举办场地(彰化演艺厅)临时出问题,必须承租其他场地。当时,我立刻寻?#19994;?#20102;一个备用场地并谈妥,隔天便和社团干部拜访演艺厅,了解错误发生的原因(照例是沟通及行政流程的问题导致)。结果成功?#36171;?#20915;赛活动延后一周举办的方式,顺利解决场地问题。

  举办活动时,总会有许多突发状况,常常会让人觉得活动办不下去。但是,这其实常常也是另一个良机,勇于面对挑战,活动反核就能办得更好。

a. 写好活动企划书,才能机动应变

  英文演讲比赛由于已经举办六届,因此留下了许多企划案范本。我也?#32479;?#21150;主委多次就活动内容讨论,并在社团内举办了筹备会。也因此,虽然意外发生导致整个行事历变动,社团内的其他干部却能协助应变,这都有赖于事前对整个企划的掌控状况(企划案及事前会议等),让变动影响变成最小。

b. 抓准筹备活动所需要时间

  演讲比赛开始推动时,速度很慢,由于主办的主委资历深,但是很忙?#25285;?#25105;自己也因为二月份出国日数很长,导致整个活动推动的时间被延迟了。其实抓准筹备活动所需的时间并不容易,但是重点是要预留许多状况的应变时间,不要预估一个月,就在一个月前开始准备,而是要尽量提早就设计出企划案,才能避免时间不足导致的问题。

c. 生命会自己?#19994;?#20986;路

  办活动也常常遇到不知如何推动的状况,我在活动推动不顺利时,总会想到侏罗纪公园片中的一句话”生命会自己?#19994;?#20986;路”。面临演讲比赛的场地问题,第一时间是就是?#24050;?#26367;代方案,联络初赛场地员?#25351;咧校?#31199;借其礼堂作为决赛场地。第二件事情,就是联系彰化演艺厅,约好时间,由我们社团的干部去拜访,瞭解真实的状况。

  当时演艺厅提出该日确实无法租借,但是延后一周的话,场地是OK,虽然我一开始不以为然,但是在前去的干部讨论决议,决赛延后一周举?#26657;?#21518;来证明这样?#29992;?#26377;问题)。

  因此在遇到各种状况时,都不用紧张,反要先慢下来思考。把问题切成小块,自然可以顺利进?#23567;?br />
3.从活动状态进入读书状态的时间太长,如何改善?

  大二时是我参加社团最疯狂的时候,当时?#19994;?#20219;山地服务队的队长,同系好?#35328;?#26159;社团的总干事。我?#21069;?#22825;忙着上课及社团,下课后则完全投入社团活动,数不清的聚会及会议,成绩?#27604;?#26159;一落千丈。期末考时,我叫好友去考工程数学,他却说因为没念书不想去了,那个学期,我被当了九个学分,好几科六十,侥幸留在学校,好?#35328;?#31163;开学校,再重考进历史系。

  出了社会后,我在工作之余参加“青商会”,发现社团、家庭及工作之间的平衡问题依旧存在,但是这次我因吃过苦头,变得比较聪明。我知道我自己的优先次序永远是家庭、工作、社团,遇到冲突时,便要有所取舍。

a. ?#39029;?#33258;己的读书属性

  有些人适合早上读书,有些人晚上效率才高,有的人在图书馆最读的下书,有的人则要有点吵杂的环?#22330;?#20320;真的了解自己的读书属性吗?写晨间日记是一个很好的方法,可以纪录自己的读书状况,并加以检讨,一步一步?#39029;?#26368;适合自己的方式。这样才能用自己合适的方式来读书,自己也更愿意花更多时间来做这件事情,事半而功倍。

b. 每周的时间区块设定

  学校和社团的作息,常常是用周来做单位,每周内的时间区块可以事前规划好。课表排出后,几个带状时间固定给社团,几个时间作为读书的时间,如果固定出每周读书时间,别人也知道那段时间内要尊重你。相对的我们也要尊重别?#35828;?#26102;间,不论开会、聚会事前做好规划,节省大家时间。

c. 减少熬夜,立刻补眠

  熬夜?#23478;?#20026;之,和同学出去透透气,放松一下是一件好事,但是要注意回来后的休息。建议熬夜后的几天,要多睡一些,快速补眠,迅速回到熬夜前的状态,朝目标迈进。

  ?#24039;?#30340;平衡,是很困难的时间管理问题,自己要订好优先次序及原则,除了自己遵守,也要让自己的干部知道,作为领导者,很多时间都是和其他人共同拥有的,要先做好沟通,才不会冲突。

大学社团干部的时间管理问题主要在?#24039;?#30340;平衡,一方面要兼顾课业,一方面又要推动社团,两者都是消耗大量时间的工作。最好的方法就是请教“善知识” ——能够兼顾课业及社团的学长姐。藉由其经验,了解未来可能面临的问题,及如何解决方法。今天我们继续来讨论其他两个大学社团干部的时间管理问题,我们这就开始。

4. 组聚时间很长,如何将长组聚时间分割、分散至而空白的小时日里?当团队在浪费时间培养感情时要取舍感情还是效率?

  1999 年,我就加入“青商会”,当时“青商会”很多人戏称为“喝酒会”。一开始,我也喝了很多酒,喝完了,就到餐厅外面去吐,当时餐厅的外面是田,我往往自我解嘲说是在灌溉农田。慢慢地,参与社团的时间?#31449;茫?#25165;知道培养感情,联谊固然是一?#22336;?#24335;,但是也有比联谊更加重要的方法,可以建立团队的情?#23567;?/p>

a. 贡献独特的长处

  这几年我参加“青商会”,有时我投入的时间不见得多,因为我学会要贡献自己独特的长处。我的专长在于规划企划案及带人。于是我会花时间和新会友共处,吃饭同一桌,坐座位时坐一块,相互了解并建立默契。当他们接?#20301;?#21160;时,主动关心,甚至和他们一起跑场地及讨论企划案。或许我无法花时间作很多无谓的联谊,但是却能用我的长处协助社团推动会务。

  每一个领导?#35828;?#38271;处不同,要了解自己的长处所在,才能知道自己能对社团做出最大的贡献。

b. 借力始力,开会后的联谊

  善用会议后的联谊也很重要,开会是一种正式的沟通,但是培养情?#26657;?#38750;正式的聚会更加的重要,可以将开会后的时间做一番运用,吃吃点心或宵夜,结合开会及联谊,同一段时间作双重的运用,这样就能节省下许多时间.

c. 信任、默契、沟通,建立情感存款

  真正的情?#26657;?#19981;一定要靠大量的联谊来维持,大家合作把活动办好,本身就是一种很棒的联谊方式。在筹备活动的过?#35752;校?#25105;们能够和所有参与的人互动,建立信任及默契,之后的沟通能建立起来。

  先搞定人,事情就搞定了,社团让我们学习与人合作,如何配合别人,同时也要兼顾时间的运用,是很珍贵的磨练。

5. 对于规划好的行事历  总是拖到最后一天才做,如何开始自治的生活习惯

  在?#24050;?#35762;早起、晨间日记、时间管理的主题时,常常遇到听众问到“为何你有坚持不懈的纪律”。

  那是因为我知道,不做的话压力更大。我曾经有数次忧郁症的经验,更曾经因此而住进精神病房,那是一种心灵的地狱,我挣扎爬了许久才脱离。在那时,也常常会有寻死的念头,但是,我终于能够转念,一有?#30340;?#22836;产生,我就告诉自己,“为了家人及孩子,我死也要活下去。”

  有时候,生命的低处是一件好事,让我们不敢松懈,努力维持纪律,一?#35762;?#30340;执?#23567;?#25105;曾经形容这是“内心火焰”、“Guts”,但我也知道,这并不是用文?#24535;?#33021;形容的东西。想要做出一点成果,自?#39029;?#36234;,本来就不是一件简单的事情,要有理想、要有?#20998;尽?#35201;有身边?#35828;?#25903;持。

  所以想要做好时间管理,还真是不简单的事情,要想成自治的习惯,只能从自己心中主动想要奋斗。要有自我要求,要有自信,才能推动规划好的计划,?#20013;?#21069;进。

结语

  日本知名企管顾问大前研一曾著有《OFF学》一书,我从书名体会到,人生一定要认清何谓我们的ON 及OFF。对于学生而言,课业一定是ON,学习提供了日后我们升学、就业的基础,而社团活动则是OFF,帮助我们发展其它的能力。但是一定要知道两者的主、从关系,因为社团,影响课业,导致退学那就本末倒置了。


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